Uzgadnianie faktur ZUGFeRD i płatności w Excelu z AI
Rzeczywisty pokaz GetSheetAI: uzgadnianie faktur ZUGFeRD w Excelu, sumowanie częściowych płatności, oddzielanie duplikatów i nadpłat oraz aktualizacja sald formułami.
Rzeczywiste zrzuty lokalnego pokazu dewelopera z danymi symulowanymi, a nie danymi klientów. Zachowano oryginalny interfejs. Krótkie filmy zawierają przyspieszone fragmenty przetwarzania.
Siedem plików nie musi oznaczać siedmiu faktur. Jedna faktura może też mieć kilka płatności. W Excelu należy dopasować dostawcę i numer faktury, zsumować pasujące wpłaty, a następnie obliczyć pozostałą kwotę.
Ten pokaz GetSheetAI wykorzystuje przykładowe faktury ZUGFeRD i symulowane płatności. Nagranie powstało w lokalnej wersji rozwojowej z rozszerzonym importem faktur; ta konkretna ścieżka importu nie została jeszcze wdrożona do wersji publicznej. Metoda uzgadniania działa także dla danych już znajdujących się w Excelu.
Sześć faktur i cztery stany płatności
Siedem plików odpowiadało sześciu unikalnym fakturom. Wynik zapisano w Rechnungsabgleich, a źródłowe płatności pozostały w Zahlungen.
| Kontrola | Wynik |
|---|---|
| Powtórzony plik | Liczony tylko raz |
| Ten sam numer u różnych dostawców | Oddzielne faktury |
| Suma dodatnich sald | 3453 EUR |
| Nadpłata | 35 EUR oddzielnie |
| Płatność bez faktury | 42 EUR jako wyjątek |
Nadpłata u jednego dostawcy nie powinna ukrywać niezapłaconej kwoty u drugiego.
Przygotowanie tabel
Tabela faktur potrzebuje dostawcy, numeru, daty, terminu, kwoty do zapłaty, waluty i odwołania do źródła. Tabela płatności zawiera identyfikator, datę, odbiorcę, numer faktury, kwotę i walutę. Numery faktur przechowuj jako tekst.
Na zrzucie Lieferant GmbH i Handwerker GmbH używają numeru 471102. Sam numer nie wystarcza do dopasowania. Preferuj stały identyfikator dostawcy, jawnie mapuj różne nazwy i uwzględniaj walutę przy danych wielowalutowych.
Polecenie dla GetSheetAI
Utwórz nowy arkusz uzgodnienia. Dopasuj dostawcę i numer faktury, zsumuj częściowe płatności oraz pokaż kwotę należną, zapłaconą, saldo i stan. Duplikaty plików licz raz, zachowując ich wykaz. Oddziel nadpłaty i płatności bez faktury. Użyj formuł i nie zmieniaj arkuszy źródłowych.
SUMA.WARUNKÓW może zsumować płatności według kilku kryteriów. Wyszukanie pierwszego dopasowania nie sumuje rat. Saldo to kwota należna minus zapłacona; przed klasyfikacją ustal również tolerancję zaokrągleń.
Zmiana płatności aktualizuje wynik
W przykładzie 200 EUR i 140,96 EUR pokrywają fakturę na 340,96 EUR. Dla faktury na 300 EUR zapłacono 120 EUR, więc pozostaje 180 EUR. Zapłata 500 EUR przy kwocie 465 EUR daje −35 EUR, czyli nadpłatę.
W teście zmiana 120 na 300 zmniejszyła saldo z 180 do 0, a dodatnią sumę z 3453 do 3273. Pozostałe faktury i formuły się nie zmieniły. Następnie przywrócono wartość początkową. Dzięki temu kolejne płatności aktualizują istniejący skoroszyt bez ponawiania całego ręcznego porównania.
Duplikat a sprzeczne kwoty
Identyczną kopię można wyłączyć z sumy, zachowując jej źródło. Różne kwoty dla tego samego klucza wymagają oznaczenia konfliktu, nie cichego usunięcia. Test objął sześć faktur i 48 pól źródłowych; nie stanowi gwarancji dla każdego układu dokumentu.
Więcej przykładów: uzgadnianie faktur i płatności oraz AI dla Excela.
