مطابقة فواتير ZUGFeRD والمدفوعات في Excel بالذكاء الاصطناعي

وجود سبعة ملفات لا يعني وجود سبع فواتير مختلفة. وقد تُسدَّد الفاتورة على عدة دفعات. أساس المطابقة في Excel هو الربط باسم المورد ورقم الفاتورة، ثم جمع المدفوعات المطابقة وحساب المبلغ المتبقي.

يستخدم هذا العرض من GetSheetAI فواتير ZUGFeRD نموذجية ومدفوعات محاكاة. جرى تسجيله في نسخة تطوير محلية تتضمن استيرادًا موسعًا للفواتير؛ هذا المسار المحدد لم يُنشر بعد في النسخة العامة. ويمكن تطبيق طريقة المطابقة على بيانات فواتير موجودة أصلًا في Excel.

ست فواتير وأربع حالات للدفع

تمثل الملفات السبعة ست فواتير فريدة. تظهر النتيجة في Rechnungsabgleich، وتبقى المدفوعات الأصلية في Zahlungen.

الفحص	النتيجة
ملف مكرر	يُحتسب مرة واحدة
الرقم نفسه لموردين مختلفين	تبقى الفاتورتان منفصلتين
مجموع الأرصدة الموجبة المتبقية	3453 EUR
دفع زائد	35 EUR بشكل منفصل
دفعة بلا فاتورة مطابقة	42 EUR كاستثناء

لا ينبغي أن تُخفي الزيادة لدى مورد مبلغًا مستحقًا لمورد آخر؛ فهما حالتان مختلفتان.

تجهيز جدولَي المصدر

تحتاج الفاتورة إلى المورد والرقم والتاريخ والاستحقاق والمبلغ المستحق والعملة ومرجع المصدر. ويحتاج الدفع إلى معرّف وتاريخ ومستفيد ورقم فاتورة ومبلغ وعملة. احفظ أرقام الفواتير كنص للحفاظ على الأصفار والرموز.

في الصورة، يستخدم Lieferant GmbH وHandwerker GmbH الرقم 471102. لذلك لا يكفي الرقم وحده للربط. يُفضَّل معرّف مورد ثابت، مع جدول واضح لربط اختلافات الأسماء، وإضافة العملة إلى شروط المطابقة عند تعدد العملات.

طلب عملي إلى GetSheetAI

أنشئ ورقة جديدة للمطابقة. اربط المدفوعات بالمورد ورقم الفاتورة، واجمع الدفعات الجزئية، واعرض المستحق والمدفوع والمتبقي والحالة. احتسب الملفات المكررة مرة واحدة مع الاحتفاظ بسجلها. افصل الدفعات الزائدة والمدفوعات التي لا تقابلها فاتورة. استخدم الصيغ ولا تغيّر أوراق المصدر.

تستطيع SUMIFS جمع المدفوعات المطابقة لعدة شروط. أما البحث عن أول نتيجة فلا يجمع الأقساط كلها. المتبقي يساوي المستحق ناقص المدفوع، مع تحديد هامش واضح للتقريب قبل تصنيف الحالة.

اختبار تغيير دفعة

في المثال، يغطي دفع 200 EUR و140.96 EUR فاتورة بقيمة 340.96 EUR. وتبقى 180 EUR من فاتورة قيمتها 300 EUR دُفع منها 120 EUR. أما دفع 500 EUR لفاتورة بقيمة 465 EUR فينتج −35 EUR، أي دفعًا زائدًا.

عند تغيير 120 إلى 300، انتقل المتبقي من 180 إلى 0 والمجموع الموجب من 3453 إلى 3273. بقيت بقية الفواتير والصيغ كما هي، ثم أُعيدت قيمة الدفع الأصلية. بهذه الطريقة يمكن تحديث المصنف بدل إعادة المقارنة اليدوية بالكامل.

التكرار ليس تعارضًا في المبلغ

يمكن استبعاد نسخة مطابقة من الإجماليات مع حفظ مرجعها. أما اختلاف المبلغ مع تطابق المفتاح فيجب إظهاره كتعارض، لا حذفه. شمل الاختبار ست فواتير و48 حقلًا من المصادر، وليس كل أشكال المستندات.

للبدء من جداول جاهزة، راجع مطابقة الفواتير والمدفوعات ودليل الذكاء الاصطناعي في Excel.